Der digitale Datenaustausch Praxis & Labor – Wichtige Fakten für die Realisierung bis zum 01.01.2012
Wir möchten keine Panik verbreiten, geben aber folgendes zu bedenken: Nur noch wenige Monate verbleiben den rund 60.000 Zahnarztpraxen und ca. 8.000 Dentallabors sich über das nachfolgend beschriebene Prozedere zu verständigen! Wie Zahnarztpraxen und Dentallabors "Herkulesaufgabe" gemeinsam meistern, verraten Ihnen die nachstehenden Informationen.
Was ist neu:
Rechtliche Grundlagen und Erfordernisse für die Praxis
Allgemein: Praxen sind nach dem DTA-Vertrag verpflichtet, Ihre Abrechnung für den ZE-Bereich ab dem 01.01.2012 zu digitalisieren. Dabei reicht es nicht, wie in der Vergangenheit, Zahntechnik-Leistungen und Material ingesamt einzutragen, sondern die Praxis muss folgende Daten von Hand in die Praxisverwaltungssoftware einpflegen:
- Laborname
- Labor ID
- Herstellungsort
- Abrechnungsbereich
- NEM Einzelpreis
- NEM Abrechnungszeitraum
- Laborrechnungsdatum
- Auftragsnummer des Labors
- Gesamtbetrag netto
- Mehrwertsteuer
- Gesamtbetrag brutto
- Artikelnummern der Rechnung BEL, Material
- Leistungsbeschreibung
- Einzelpreis
- Mengen
Das bedeutet, dass die Praxis jede einzelne Laborrechnung noch einmal neu und von Hand erfassen müsste.
Konsequenzen und Anforderungen für das Labor
Allgemein: Labore sind nicht generell verpflichtet, ihre Rechnung digital zu übertragen. Dies wird der Markt regeln. Grundsätzlich gib es 3 Verhaltensweisen für das Labor:
- Keine Übertragung der Daten digital
- Versand der XML Datei per Email, USB-Stick oder CD vom Labor an die Praxis
- Bereitstellung des digitalen Auftragszettels
Der digitale Auftragszettel ermöglicht eine bilaterale Laborbeauftragung und Abrechnung. Die Software ist wirklich genial einfach und kann auch über einen tragbaren Touchscreen PC benutzt werden.
Entscheidend für die Zuordnung der jeweiligen Laborrechnung zu dem abzurechnenen HKP (sofern diese nicht manuell von der Praxis ein 2. Mal erfasst werden) sind folgende Zuordnungskriterien:
- HKP-/Fall-Nummerdes abzurechnenden Plans
- KZV-Nummer des behandelnden Zahnarztes
- Praxisstempelnummer des behandelnden Zahnarztes
- Patientennummer
Doch woher soll das Labor diese Information haben?
Grundsätzlich ist die Aufgabenstellung zu lösen, wie das Labor diese Informationen neben allen anderen Auftragsinformationen möglichst ohne Übertragungsfehler erhält. Die Lösung könnte eine digitalisierte Beauftragung sein. Nachfolgende Übersicht vermittelt einen Eindruck der Vor- und Nachteile der genannten Verhaltensweisen für Praxis und Labor.
Die Oberfläche zeigt die wichtigsten Funktionen an.
Über die Kostenvoranfrage kann die Praxis leicht und spielerisch Kostenvoranschläge im Labor anfragen. Über die Schaltfläche Auftragserfassung kann die Praxis mit wenigen Klicks einen eindeutigen Auftrag erfassen und im Belegarchiv finden Sie alle Angebote und selbstverständlich Rechnungen, um Sie in die Praxisverwaltung zu übernehmen. Durch die einheitliche Schnittstelle funktioniert das bei den allermeisten Programmen.
Beispielhaft erfassen wir also einen Auftrag.
Es werden genau die Positionen abgefragt, die sonst auf den Papierauftrag geschrieben werden.
Interessant ist auch die Möglichkeit, dem Auftrag direkt Bilder hinzuzufügen. Dies ist natürlich wichtig für das Labor, wenn es z.B. um die Herstellung von Bohrschablonen, Implantatarbeiten etc. geht.
Steht in der Praxis die Anschaffung eines Mundscanners bevor, ist auch dies für den digitalen Auftragszettel kein Problem. Auch diese Daten lassen sich übertragen. Last but not least die Termine und Notizen.
Workflow im Büro
Auch hier ein eindeutiger Vorteil des digitalen Auftrags. Die hier erfassten Notizen sind lesbar und nachvollziehbar. Rückfragen durch das Labor sind kaum noch erforderlich. für den Dentalbeutel kann ein kleines Barcodeetikett gedruckt werden, damit das Labor den Auftrag nur noch einzubuchen braucht.
Es kann dann im Labor ein wirklich eindeutiger Laborauftrag ohne zusätzliche Erfassung ausgedruckt werden.
Ist die Arbeit fertig und hat das Labor den elektronischen Datensatz mit der Laborrechnung in die Praxis geschickt, bekommt die Praxis durch ein kleines kostenfreies Zusatzprogramm die Ankunft dieser Abrechnungsdatei automatisch angezeigt.
Die Daten können, mittels dieser im digitalen Auftragszettel erzeugten Datei, in die zahnärztliche Abrechnungssoftware übernommen werden!
Eine wirklich feine Sache. Intuitiv und innovativ.
Frage:
Wie sicher sind meine Daten bei der Nutzung des digitalen Auftragszettels?
Antwort:
Jedes Labor erhält einen virtuellen und von den anderen Nutzern getrennten virtuellen Server mit getrennten Datenbanken.
Dabei handelt es sich um einen hochsicheren Kommunikationsserver mit Komplettsicherung, Notstromversorgung etc.
Frage:
Wie schützen Sie meine Daten vor unautorisiertem Zugriff?
Antwort:
Alle übertragenen Daten sind mit einem EV-SSL Zertifikat von Verisign verschlüsselt. Das Öffnen der Dateien wird autorisiert durch das Versenden der Dateien. Dazu ist für angeschlossene Zahnärzte ein frei verfügbares Programm, das DTA-Modul DeLaKom, erhältlich, das das vom Labor entsprechend autorisiert wird.
Frage:
Ich sehe zwei unterschiedliche Versionen des DTA-Moduls DeLaKom. Die "Vollversion" und die "Light-Version". Welche Version ist für mich die Richtige?
Antwort:
Dentallabore die mit der DATEXT Abrechnungssoftware "MakroLab" arbeiten können für sich und ihren Zahnärzten die erweiterten Funktionen des Portals "Digitaler-Auftragszettel.de" nutzen. In dem Fall, dass sowohl das Dentallabor als auch dessen Kunde, die Zahnarztpraxis, einen Zugang zum Portal "Digitaler-Auftragszettel.de" verwenden, sollte die Zahnarztpraxis die "Vollversion" des DTA-Moduls DeLaKom verwenden um einen automatisierten Datenaustausch zwischen Dentalabor und Zahnarztpraxis zu realisieren.
Wenn das Dentallabor ausschließlich den rechtlichen Anforderungen genügen will, kann es dem Zahnarzt per E-Mail, USB-Stick oder über einen anderen Weg die aus MakroLab erstellte PDF-Rechnung und XML-Rechnung in einer verschlüsselte Datei (SVQ-Datei) übermitteln. Der Zahnarzt kann diese verschlüsselte Datei mit der "Light-Version" des DTA-Moduls DeLaKom öffnen und die darin befindliche PDF-Rechnung und XML-Rechnung auf seinen Computer übernehmen.
Frage:
Wie stellen Sie sicher, dass es zu keiner Datensammlung á la Facebook kommt?
Antwort:
Das Labor kann benutzerspezifisch einstellen, wann die übermittelten Daten gelöscht werden. Täglich, monatlich, halbjährlich oder jährlich.
Frage:
Wie stellen Sie sicher, dass Rechnungsdaten nicht manipuliert werden?
Antwort:
Optional besteht die Möglichkeit der qualifizerten, digitalen Signatur von Rechnungsdateien durch das Trust-Center der D-Trust, einer Tochtergesellschaft der Deutschen Bundesdruckerei in Berlin. Ansonsten gelten die gesetzlichen Bestimmungen.
Frage:
Wie sehen die Hardware und Software-Voraussetzungen aus?
Antwort:
Für den Zugriff auf die Webseite des digitalen Auftragszettels ist ein Browser erforderlich, der Microsoft Silverlight unterstützt. Dies sind u.a. die aktuellen Browserversionen des Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome.
Für die Verwendung des Datenaustauschmoduls DTA-Moduls DeLaKom ist ein PC ab Windows XP (Servicepack 3) erforderlich. Dazu muss das aktuelle Microsoft Framework 4 oder höher installiert sein.
Für die Anbindung des DTA-Moduls DeLaKom ist das Laborabrechnungsprogramm MakroLab ab Version 10.0.1.0 bzw. das Praxisabrechnungsprogramm DS-VISTA-PLUS ab Version 10.0.1.0 oder höher erforderlich.